ZAPYTANIE OFERTOWE - OS.271.1. 2022 - „Świadczenie usługi Inspektora Ochrony Danych Osobowych w jednostkach organizacyjnych Gminy Wartkowice”
Stary Gostków, dnia 12 grudnia 2022 r.
OS.271.1. 2022
Zapytanie ofertowe
Gmina Wartkowice zaprasza do złożenia oferty na „Świadczenie usługi Inspektora Ochrony Danych Osobowych w jednostkach organizacyjnych Gminy Wartkowice”.
- Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usługi Inspektora Ochrony Danych Osobowych w następujących jednostkach organizacyjnych Gminy Wartkowice:
- Urzędzie Gminy Wartkowice z/s Stary Gostków 3D,
- Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Wartkowicach,
- Gminnej Bibliotece Publicznej w Wartkowicach,
- Gminnym Zespole Obsługi Oświaty w Wartkowicach,
- Szkole Podstawowej w Wartkowicach,
- Szkole Podstawowej w Kłódnej
- Zespole Przedszkolnym w Wartkowicach (w skład, którego wchodzą Publiczne Przedszkole w Wartkowicach i Publiczne Przedszkole w Drwalewie) wraz z Punktem Przedszkolnym w Pełczyskach.
Do niniejszego zamówienia ustawy nie stosuje się na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11.09.2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.)
- Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu zamówienia ma obowiązek:
- informowania Zamawiającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich z mocy RODO,
- prowadzenia szkoleń podstawowych dla pracowników i współpracowników ze wszystkich jednostek organizacyjnych z zasad ochrony danych osobowych – 2 x w roku 4 grupy,
- monitorowania przestrzegania przepisów ochrony danych osobowych w każdej jednostce organizacyjnej oraz pełnienie funkcji doradczych w tym zakresie,
- prowadzenia kontroli wewnętrznych na każdym stanowisku 1 raz w roku w każdej z jednostek organizacyjnych, z których należy przedstawić sprawozdanie lub raport ( Urząd Gminy -23 stanowiska, GOPS-9 stanowisk, Biblioteka- 3 stanowiska, GZOO – 3 stanowiska, placówki oświatowe – 4 stanowiska),
- aktualizacji i weryfikacji istniejącej dokumentacji przetwarzania danych zgodnie z art. 24 i 25 RODO,
- nadzoru nad realizacją obowiązku informacyjnego (pomoc w tworzeniu i wdrażaniu klauzul informacyjnych),
- opracowania wzorów umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami zewnętrznymi,
- pomocy w sytuacjach podejrzenia wystąpienia incydentów naruszenia bezpieczeństwa lub wystąpienia incydentów naruszenia bezpieczeństwa i sporów (wyciek, upublicznienie danych, skargi),
- pełnienia funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych,
- współpracy z informatykami w zakresie wymaganych ustawowo zabezpieczeń informatycznych,
- pełnienia obowiązków wynikających z zapytania ofertowego w siedzibie Zamawiającego 1 raz w miesiącu 6 godzin i 1 raz w miesiącu po 2 godziny w siedzibie każdej jednostki organizacyjnej w uzgodnionym terminie,
- doradztwa telefonicznego i e-mail w zakresie ochrony danych osobowych,
- prowadzenia raz w roku szkolenia z dostępu do informacji publicznej, a ochrony danych osobowych,
- posiadania ubezpieczenia OC przez cały okres obowiązywania umowy.
- Termin realizacji usługi:
Okres objęty zamówieniem od 01 stycznia 2023 r. do 31 grudnia 2024 r. - 24 miesiące.
- Warunki zapłaty za wykonanie zamówienia.
- Za wykonanie usługi Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenie miesięczne z tytułu wykonania zamówienia, płatne na podstawie faktury, po przesłaniu w formie elektronicznej na e-mail.
- Cena pozostaje niezmieniona w okresie wykonywania zamówienia.
- Wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia ponosi Wykonawca (w tym m.in. koszty dojazdu).
- Wymagania wobec Wykonawcy:
Wykonawca składający ofertę w niniejszym postępowaniu musi wykazać, że:
- posiada wykształcenie prawnicze,
- posiada kwalifikacje niezbędne do świadczenia usługi Inspektora Ochrony Danych Osobowych,
- w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej dwie usługi odpowiadające zakresem przedmiotowi niniejszego zamówienia w jednostkach sektora publicznego, z czego każda usługa trwała nie krócej niż 12 miesięcy;
- posiada aktualne ubezpieczenie OC z tytułu prowadzenia działalności;
- nie podlega wykluczeniu z tytułu okoliczności przewidzianych w art. 7 ust 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 poz. 835 z późn. zm.) – dalej „ustawa UK” tj.: 1.3.1. wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy UK;
- a) którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy UK;
- b) którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy UK.
Wykluczenie Wykonawcy w okolicznościach wskazanych w pkt 5 ppkt 5 następuje w przypadkach i na zasadach określonych w art. 7 ustawy UK.
- Sposób sporządzenia oferty i obliczenia ceny:
- Jedna oferta Wykonawcy złożona w języku polskim.
- Cena wyrażona w złotych polskich.
- Sposób obliczenia ceny:
Cena ofertowa stanowi sumę miesięcznego wynagrodzenia brutto dla poszczególnych jednostek organizacyjnych pomnożona przez liczbę miesięcy, w których realizowana jest usługa tj. 24 miesiące. Jeśli Wykonawca, którego oferta została wybrana będzie się uchylał od podpisania umowy w miejscu i czasie wyznaczonym przez Zamawiającego, Zamawiający wybierze ofertę sklasyfikowaną jako następną (jeśli cena oferty kolejnej nie będzie wyższa od kwoty jaką Zamawiający przeznaczył na realizację Zamówienia).
- Oferta powinna zawierać:
- podpisany i wypełniony formularz ofertowy ( załącznik nr 1 do zapytania),
- dowody określające, że usługi wykazane w formularzu ofertowym zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane,
- aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub inny dokument uprawniający do prowadzenia działalności,
- oświadczenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z tytułu okoliczności przewidzianych w art. 7 ust 1 ustawy UK. 5) Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną. Formularz ofertowy i pozostałe dokumenty ofertowe muszą być podpisane przez osobę/osoby upoważnione do działania w imieniu Wykonawcy ( w treści Formularza ofertowego).
- Określenie terminu i miejsca składania ofert:
Oferty na formularzu stanowiącym załącznik do zapytania należy składać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: urzad@wartkowice.pl w terminie do 16 grudnia 2022 r. do godz. 11.00 (decyduje data wpływu do skrzynki pocztowej na serwerze Zamawiającego).
- Kryterium i sposób wyboru oferty:
- Oferent jest zobowiązany spełnić warunki określone w pkt 5 w podpunktach od 1 do 5 zapytania ofertowego.
- Kryterium oceny oferty stanowi cena ofertowa. Cenę ofertową należy wpisać w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
- W przypadku, gdy zostaną złożone dwie oferty o równych, a zarazem najniższych cenach Wykonawcy, którzy złożyli te oferty zostaną poproszeni o złożenie ofert dodatkowych z ceną nie wyższą od zaoferowanej w ofercie podstawowej- do skutecznego rozstrzygnięcia postępowania.
- O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani niezwłocznie drogą mailową.
- Zamawiający niezwłocznie dokona wyboru oferty i podpisze umowę z wybranym Wykonawcą.
- Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta spełni wymagania określone w niniejszym zapytaniu oraz zostanie uznana za najkorzystniejszą.
- Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania ceny z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejsza ofertę.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania bez podania przyczyny.
- Oferty niespełniające wymagań niniejszego zapytania ofertowego nie będą brane pod uwagę przy wyborze najkorzystniejszej oferty. Oferty złożone po terminie określonym w niniejszym zapytaniu, tj. po 16 grudnia 2022 r. również nie będą brane pod uwagę.
- Informacje i czynności dotyczące warunków zawarcia umowy.
- Umowa zostanie zawarta niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej według wzoru załączonego do zapytania ofertowego.
- Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zobowiązany jest najpóźniej w dniu zawarcia umowy dostarczyć Zamawiającemu oryginał oferty złożonej w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe.
- Dodatkowe informacje.
Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia można uzyskać u Pani Katarzyny Tarczyńskiej- Sekretarza Gminy Wartkowice pod nr tel. 43 678-51-05 wew. 37 lub e-mail: sekretarz@wartkowice.pl.
Załączniki: