ZAPYTANIE OFERTOWE - GBP.261.8.2023 - Zorganizowanie cateringu w formie bufetu podczas wydarzenia promującego projekt wydania publikacji
Wartkowice, dnia 17 listopada 2023 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Rodzaj zamówienia
Gminna Biblioteka Publiczna w Wartkowicach zaprasza do złożenia oferty cenowej na zorganizowanie cateringu w formie bufetu podczas wydarzenia promującego projekt wydania publikacji w związku z realizacją operacji pt.: „Wydanie publikacji pn. Gmina Wartkowice poprzez dzieje”, współfinansowanej przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego w ramach Programu Operacyjnego „Rybactwo i Morze” na lata 2014-2020.
I. Zamawiający (Beneficjent)
Gminna Biblioteka Publiczna w Wartkowicach
ul. Legionów Polskich 1
99 – 220 Wartkowice
NIP: 828-13-14-058, REGON 731104854
tel.: (43) 678-56-11
e-mail biblioteka@wartkowice.pl
II. Tryb udzielania zamówienia
- Przedmiot zamówienia realizowany jest w zakresie działania „Realizacja lokalnych strategii rozwoju kierowanych przez społeczność" w ramach Priorytetu 4 „Zwiększenie zatrudnienia i spójności terytorialnej”, objętego Programem Operacyjnym „Rybactwo i Morze" na lata 2014-2020.
- Postępowanie związane z wyborem Wykonawcy prowadzone jest w trybie konkurencyjnym z zastosowaniem wymogów określonych w rozdziale 2 Zasad konkurencyjnego wyboru wykonawców w ramach Programu Operacyjnego „Rybactwo i Morze”.
III. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiot zamówienia obejmuje zorganizowanie cateringu w formie bufetu podczas wydarzenia promującego projekt wydania publikacji o dziejach gminy Wartkowice w dniu 3 grudnia 2023 r. w sali OSP w Wartkowicach przy ul. Targowej 9 w miejscu udostępnionym przez Zamawiającego. W szczególności przedmiot zamówienia obejmuje:
1) Przygotowanie i dostarczenie posiłków dla 100 osób,
2) Posiłki podane w formie bufetu,
3) Zapewnienie obrusów, serwetek, zastawy stołowej i innego niezbędnego wyposażenia,
4) Zapewnienie odpowiedniej temperatury serwowanych dań i napojów,
5) Menu:
a) dania mięsne - 3 rodzaje (1,5 szt./osobę);
b) surówki min. 2 rodzaje;
c) kapusta zasmażana;
d) warzywa na parze;
e) kluski śląskie;
f) ciasto porcjowane 4 rodzaje (2 szt./osobę);
g) kawa, herbata;
h) napoje zimne (woda, soki).
IV. Termin wykonania zamówienia
Od dnia podpisania umowy do dnia 3 grudnia 2023 r.
V. Opis sposobu przygotowania oferty
- Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę,
- Ofertę należy sporządzić w formie oryginału na załączonym wzorze, stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego w języku polskim, w formie pisemnej nieścieralnym atramentem lub na komputerze,
- Oferta powinna posiadać nazwę, adres i inne dane oferenta, wymagane adnotacje, miejscowość i datę sporządzenia oraz podpis Wykonawcy lub osoby uprawnionej do występowania w imieniu Wykonawcy,
- Ewentualne poprawki powinny być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby uprawnionej,
- Oferta nieczytelna zostanie odrzucona,
- Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych,
- Wszelkie koszty związane ze złożeniem oferty ponosi Wykonawca.
VI. Opis sposobu obliczania ceny
- Cenę ofertową stanowi całkowita cena brutto za całość zamówienia,
- Cenę deklaruje się na formularzu ofertowym, podając cyfrowo i słownie: cenę netto, cenę brutto, w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (załącznik nr 1),
- Cena powinna uwzględniać wszystkie wymagane prawem podatki i opłaty oraz wszystkie inne poniesione koszty, wynikające z należytej i zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.
VII. Forma, termin i miejsce składania ofert
- Oferty należy składać do dnia 25 listopada 2023 r. w następujący sposób:
a. przesłać na adres e-mail: biblioteka@wartkowice.pl (skan podpisanej oferty).
b. dostarczyć osobiście: do Gminnej Biblioteki Publicznej w Wartkowicach, ul. Legionów Polskich 1, 99-220 Wartkowice.
c. dostarczyć pocztą/kurierem: na adres Gminna Biblioteka Publiczna w Wartkowicach, ul. Legionów Polskich 1, 99-220 Wartkowice.
Oferty dostarczone osobiście, pocztą lub kurierem będą zakwalifikowane do oceny pod warunkiem, że wpłyną do Zamawiającego nie później niż do dnia 25 listopada 2023 r. do godz. 15:00.
- W toku badania ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
- W przypadku uznania za najkorzystniejszą oferty Wykonawcy, którą złożył w formie przewidzianej w ppkt a, Wykonawca będzie zobowiązany niezwłocznie dostarczyć Zamawiającemu tę ofertę w oryginale w formie papierowej.
VIII. Rozstrzygnięcie postępowania i zlecenie realizacji zamówienia
- Niezwłocznie po terminie złożenia ofert w postępowaniu ofertowym Zamawiający dokona rozstrzygnięcia.
- Wykonawcę, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza Zamawiający powiadomi w wiadomości e-mail, w której zostaną wyznaczone miejsce i termin podpisania umowy (załącznik nr 2).
- W przypadku, kiedy Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny chyba, że zajdą przesłanki unieważnienia postępowania.
- Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji ceny ofertowej z Wykonawcami, którzy złożyli w oparciu o przyjęte kryteria najkorzystniejsze oferty, w przypadku gdy zaoferowane przez nich ceny brutto za wykonanie całości przedmiotu zamówienia są identyczne.
IX. Warunki udziału w postępowaniu
O udzielenie zamówienia ubiegać się może Wykonawca, który posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
X. Informacja o przesłankach odrzucenia oferty/warunki wykluczenia
1. W celu zachowania konkurencyjnego wyboru wykonawców, Zamawiający nie może udzielać zamówienia wykonawcom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji w kapitale innego podmiotu,
3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego, kontrolnego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2. Z niniejszego postępowania, zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2022 poz. 835), zwana dalej „u.p.a.u” wyklucza się wykonawców:
1) którzy są wymienieni w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisani na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1
pkt 3 u.p.a.u.;
2) których beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z 1.03.2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 ze zm.) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24.02.2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 u.p.a.u.;
3) których jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24.02.2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 u.p.a.u.
3. Oferta zostanie odrzucona w przypadku, gdy:
1) jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego,
2) nie została złożona na załączonym wzorze oferty lub nie zawiera wszystkich elementów w nim wskazanych,
3) została złożona przez podmiot niespełniający warunków udziału w postępowaniu ofertowym,
4) została złożona przez podmiot powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym,
za wyjątkiem sytuacji dopuszczonej w Zasadach konkurencyjnego wyboru wykonawców w ramach Programu Operacyjnego „Rybactwo i Morze”,
5) jeśli została złożona po terminie składania ofert określonym w zapytaniu ofertowym.
XI. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie kierował się przy wyborze oferty
- Cenę ofertową stanowi cena brutto za wykonanie całości przedmiotu zamówienia podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w złotych polskich (ze wskazaniem wysokości podatku VAT w przypadku płatników podatku VAT).
- Zamawiający dokona oceny tych ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:
LP | NAZWA KRYTERIUM | WAGA (w %) |
1 | CENA | 100 |
- Do oceny poszczególnych ofert w zakresie kryterium CENA zostanie zastosowana metoda polegająca na przyznaniu przedstawionej poniżej ilości punktów za zaoferowanie w Formularzu Ofertowym przez Wykonawcę ceny ofertowej za wykonanie przedmiotu zamówienia.
Punktacja w kryterium cena obliczana będzie wg wzoru:
Najniższa cena ofertowa
--------------------------------------- x 100 x procentowe znaczenie tego kryterium, tj. 100 %
Cena ofertowa ocenianej oferty
XII. Unieważnienie postępowania
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku braku złożenia co najmniej dwóch ofert zgodnych z zapytaniem ofertowym lub w przypadku gdy najkorzystniejsza oferta przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu zamówienia i nie ma możliwości jej zwiększenia, a także do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny.
XIII. Dodatkowe informacje
Osoba do kontaktu w sprawach merytorycznych i formalnych:
Karolina Stasiak
tel.: (43) 678-56-11
e-mail: biblioteka@wartkowice.pl
XIV. Klauzula informacyjna RODO
W związku z obowiązującym od 25 maja 2018 r. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej RODO):
ADMINISTRATOR DANYCH | Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gminna Biblioteka Publiczna w Wartkowicach, ul. Legionów Polskich 1, 99-220 Wartkowice, reprezentowana przez Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Wartkowicach. |
INSPEKTOR OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH | W przypadku pytań związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych proszę kierować korespondencję elektronicznie poprzez adres email: kontakt@iszd.pl lub pisemnie na adres administratora. |
CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA | Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w procedurze zapytania ofertowego USTAWA z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2023.1605 t.j. z dnia 2023.08.14)
|
ODBIORCY DANYCH | Odbiorcami danych osobowych są: · upoważnieni pracownicy administratora, · podmioty, z którymi administrator zawarł stosowne umowy powierzenia, · organy władzy publicznej lub podmioty wykonujący zadania publiczne lub działających na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa. |
PRZYSŁUGUJĄCE PRAWA | W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, danych osobowych przysługują Pani/Panu, z wyjątkami zastrzeżonymi przepisami prawa, następujące uprawnienia: · prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych; · prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych; · prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym); · prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych; · prawo do przenoszenia danych; · prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych; · prawo, do cofnięcia zgody w dowolnym momencie; Realizacja poszczególnych prawa uzależniona jest od przesłanek prawnych uprawniających do przetwarzania danych osobowych. W przypadku danych osobowych przetwarzanych w granicach wskazanych przepisami prawa, w większości przypadków nie jest możliwa realizacja prawa do przenoszenia czy prawa do usunięcia danych. |
PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO | Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych na niezgodne z RODO przetwarzanie Państwa danych osobowych przez Administratora. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. |
PRZEKAZANIE DANYCH | Pani/Pana dane osobowe nie są przekazywane do Państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. |
ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE | W trakcie przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, danych osobowych nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania. |
OKRES ARCHIWIZACJI | Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu dla jakiego zostały zebrane czyli realizacji umowy cywilnoprawnej lub do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z zawarciem i realizacją umowy oraz w zgodzie ustawą z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa |
INNE | Podanie danych jest obowiązkowe w celu zawarcia i realizacji umowy. |
Załączniki:
- Formularz ofertowy,
- Projekt umowy.
ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 17 listopada 2023 r. - do pobrania
ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO: